Naam: PosCockpit
Opdrachtgever: HPC Drukkerij
Categorie: optimalisatie, maatwerk, koppelingen

Omschrijving

Voor drukkerij HPC ontwikkelden wij een efficiëntie verhogende applicatie die het orderverwerkingsproces stroomlijnt. Hierdoor is het gebruik van andere applicaties overbodig en er zijn veel minder handelingen nodig. Bovenal: het proces is nu traceerbaar. Van orderinvoer en productie tot levering en facturatie.

Probleem

In de oude situatie is voor elke processtap een andere applicatie nodig. Van handmatige orderinvoer, opdrachtbevestiging, productieopdracht, tot facturatie en verzending. Kortom, er zijn te veel handelingen met te veel applicaties nodig en overzicht in het proces ontbreekt.

1. De afdeling orderverwerking vult de klantorder in op een interne bestelformulier en dient deze in bij productie.

2. De productieafdeling maakt een productieopdracht en geeft de planning door aan orderverwerking

3. De afdeling orderverwerking informeert de klant over de levertijd.

4. Het genereren van het verzendlabel verloopt via de vervoerder’s website

5. De logistieke afdeling maakt en print een pakbon op basis van de productieorder.

6. De productieafdeling voert de bestelling uit en levert het af bij de afdeling logistiek. Het archiveren van de productiebestanden verloopt handmatig.

7. Logistiek levert het verzendbewijs en de productieorder af bij afdeling financiële zaken als sein voor het maken van de factuur.

8. Financiele zaken maakt de factuur op basis van de productieorder.

9. Na verwerking in de boekhouding, stuurt de administratie de factuur naar de klant.

Oplossing

Na onderzoek van de werkwijze is één simpel te bedienen maatwerkapplicatie ontwikkeld waarin het hele proces samenkomt. Van orderinvoer tot facturatie, levering en statusoverzicht.

1. ORDERINVOER

Het invullen van de klantorder in de centrale applicatie. Komende versie voeren HPC-klanten hun orders rechtstreeks in.

2. PRODUCTIE

Het goedkeuren en inplannen van de order trieert automatisch het verzenden van de opdrachtbevestiging naar de klant.

3. VERZENDING

Na afronding rollen met een druk op de knop automatisch de pakbon en verzendetiket van de vervoerder uit de printer. De koppeling van productiebestanden aan het klankaccount verloopt automatisch.

4. FACTURERING

Het printen van de pakbon en verzendlabel trieert de verwerking van de automatisch gegenereerde factuur uit de administratie. Tegelijkertijd ontvangt de klant zijn factuur.

Resultaat

Eén centrale gebruiksvriendelijke applicatie, waarbij het proces automatisch verloopt en aanzienlijk minder handelingen nodig zijn om in minder tijd hetzelfde te bereiken. Het order- en productieproces is nu volledig te volgen en de informatievoorziening is sterk verbeterd. Het handmatig werken met houtje-touwtje aanpak behoort tot het verleden.

PosCockpit desktop applicatie

Benieuwd?

Wil je meer weten over wat optimalisatietraject voor jouw bedrijf oplevert?

Vul jouw contactgegevens in via het contactformulier. Wij nemen direct contact met je op.

In korte tijd slimme software die écht aansluit op jouw bedrijfsprocessen?

X